Principios generales del Sistema interno de información y defensa de la persona informante

 

Hechos denunciables:

El Canal de denuncias debe entenderse como un instrumento que permita la comunicación de conductas que puedan ser constitutivas de incumplimientos o irregularidades que puedan ir en contra de los intereses de la Unión Europea o bien constituir un acto ilícito o contrato a la normativa aplicable.

 

Derechos de la persona informante:

La persona informante tendrá los siguientes derechos garantizados:

• Derecho al anonimato: La persona informante que presente una denuncia a través del Canal de denuncias podrá mantener el anonimato en torno a su identidad, garantizando el mismo durante el proceso, siendo opcional incluir datos que permitan su identificación a través del formulario de denuncia habilitado.
• Derecho a la confidencialidad: Tanto el contenido de la denuncia como la identidad de la persona informante será confidencial, no pudiendo revelarse sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea el personal competente para recibir y tramitar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la Unión Europea o la normativa estatal en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.
• Prohibición de represalias: La persona informante tendrá protección frente a represalias, aun si del resultado de la investigación llevada a cabo se verifica que no ha existido incumplimiento de los intereses de la Unión o de la normativa aplicable, siempre que no haya obrado de mala fe.
• Derecho a elegir: La persona informante podrá elegir el cauce de la denuncia que considere más adecuado, pudiendo acudir a los canales de denuncia internos o externos (autoridades competentes).
• Derecho a recibir información: La persona denunciante tiene derecho a ser informada del estado de tramitación de su denuncia así como del resultado de las investigaciones.
• Derecho a la información limitada: La persona informante no estará obligada a proporcionar datos que no sean estrictamente necesarios para tramitar la denuncia y posteriormente no se podrá solicitar ni conservar los datos que no sean estrictamente necesarios para la investigación. La información facilitada no podrá ser utilizada para fines distintos a la investigación. 
• Derecho a ejercer los derechos de protección de datos: La persona informante tendrá derecho a ejercer los derechos que le confiere la legislación de protección de datos de carácter personal.
• Derecho a recibir una respuesta en un plazo razonable: La persona informante recibirá un acuse de recibo de su denuncia en un plazo máximo de siete días desde la recepción de la misma, a excepción de que la persona informante solicite expresamente otra cosa o que el órgano encargado de la investigación considere que dicho acuse puede comprometer la protección de la identidad de la persona informante. El plazo, en relación al tratamiento de datos y la investigación, no podrá exceder los tres meses de conformidad con la normativa vigente.
• Derecho a la supresión de datos: Transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad sea la conservación para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de Sistema de Compliance o se deriven de la misma procesos judiciales o investigaciones por parte de las autoridades competentes.

Derechos de la persona denunciada:

La persona denunciada tendrá los siguientes derechos garantizados:

• Derecho a estar informados: La persona denunciada deberá estar informada de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oídos en cualquier momento (art. 9.2 f) Ley 2/2023)
• Derecho a la presunción de inocencia: Exigencia del respeto a la presunción de inocencia de las personas afectadas (art. 9.2 i) Ley 2/2023)
• Derecho a preservar su identidad: La persona denuncia tiene derecho a que se preserve su identidad, garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

Conforme el art. 39 Ley 2/2023, durante la tramitación del expediente, las personas afectadas por la comunicación tendrán el derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa, facilitando información que sea suficiente y clara para conocer los hechos imputables, y al derecho de acceso al expediente en los términos de la presente norma.

 

Imposición de medidas disciplinarias:

Si en la resolución de la investigación se comprueba de forma fehaciente que los hechos investigados son ciertos y están vinculados a conductas irregulares o ilícitas, la persona informante podrá ser objeto de sanción de conformidad con la legislación laboral y el resto de las obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el miembro de la plantilla de la empresa, personal de la empresa o persona vinculada a la misma.

Los hechos también podrán ser puestos a disposición de las autoridades competentes, en caso de que los hechos puedan ser constitutivos de ilícito.

En el caso en que la persona denunciante sea un tercero con el que no se mantiene una relación laboral (proveedor, agente comercial, candidato, etc), las sanciones aplicables se limitarán al ámbito mercantil, sin perjuicio de la comunicación de los hechos a las autoridades competentes.

 

Comunicación de denuncias falsa o de mala fe:

El canal de denuncias debe emplearse de manera responsable y adecuada. La comunicación de hechos falsos, con una actitud maliciosa y moralmente deshonesta, supone una infracción de la buena fe que debe presidir las relaciones de trabajo o en el ámbito mercantil.

Si, tras el oportuno análisis, se pudiera concluir que los hechos denunciados son manifiestamente falsos y que la denuncia ha sido presentada con actitud maliciosa y mala fe: (i) se archivará la denuncia, documentando los motivos que han llevado a archivar el expediente, finalizando la labor de investigación; (ii) se trasladará dicha circunstancia al Comité Ético de Tiselab y se decidirá la acción disciplinaria a aplicar al denunciante de mala fe.

 

Procedimiento de investigación del canal de denuncias:

El procedimiento interno de gestión de las denuncias constará de las siguientes fases:

Fase de investigación:

• Comunicación de la denuncia: 

La persona informante, en caso de optar por el uso del Canal de denuncias interno tendrá que rellenar el formulario de denuncia que está a su disposición.

La denuncia deberá ser individual. En caso de que varias personas tengan conocimiento del mismo hecho o circunstancia que deba ser comunicado, cada una de ellas deberá hacerlo de forma individual a través del canal de denuncias.

Los contenidos requeridos en el formulario de comunicación son los siguientes:

• Relación con la empresa.
• Identificación de la persona informante (salvo que se opte por realizar la denuncia de forma anónima).
• Descripción de los hechos a través de un campo libre.
• Archivos adjuntos (si procede).

Es importante que la persona informante aporte detalle suficiente sobre los hechos, conductas o actividades sospechosas, para que el Comité Ético de la empresa pueda realizar un análisis preliminar del contenido, permitiendo incluso el envío de ficheros o documentos adjuntos en relación a los hechos denunciados.

También es recomendable que la persona informante compruebe el estado de la información comunicada utilizando el código de referencia proporcionado una vez creada la comunicación a través de denuncias.

Desde Tiselab acusaremos el recibo de la denuncia al denunciante en el plazo máximo de 7 días. La empresa podrá pedir a la persona informante que aporte información complementaria, si fuera necesario. Como, por ejemplo:

• Localización en la que se suceden los hechos
• Descripción de la irregularidad/apartado del procedimiento sobre el que se desea aclaración o interpretación
• Momento en que se produce
• Categorizar si es puntual o recurrente
• Identificación de el/los responsable/s
• Identificación de la persona denunciante
• Detallar cómo ha conocido la irregularidad
• Documentación adjunta a la denuncia (pruebas o indicios)
• Comentarios relevantes
• Pruebas o indicios: En el caso de denuncia, deberán detallarse las circunstancias de la misma y deberán acompañarse, en la medida de lo posible, las pruebas o indicios que la avalen, junto con la identificación de otros posibles testigos o trabajadores que hayan podido tener conocimiento de los hechos.

 

• Recepción de la denuncia:

Solo la persona responsable del canal de denuncias tendrá acceso al canal. 

Tras el análisis de la información, se pueden generar los siguientes estados: 

• En progreso (admisión de la denuncia): Los hechos descritos son hechos denunciables que pueden suponer un acto ilícito.
• Descartado (inadmisión de la denuncia): Los hechos descritos no suponen un acto ilícito y se procede a su archivo y a remitir a la persona informante al área más adecuada para su tratamiento.

 

• Apertura de expediente de investigación:

Una vez evaluada y admitida la denuncia la persona responsable del canal de denuncias iniciará la investigación y abrirá un expediente. 

La investigación consistirá en un análisis objetivo de la documentación disponible, la obtención de evidencias, recolección de pruebas y el análisis de las mismas. Siempre que sea necesario, se podrá cooperar con personas internas y/o externas, asegurando la máxima confidencialidad de la denuncia, y  los datos de la persona informante.

El plazo para resolver no será superior a 3 meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia.

Excepcionalmente, el plazo podría ampliarse a 6 meses cuando sea necesario debido a circunstancias específicas del caso, en particular la naturaleza y la complejidad del objeto de la denuncia, que puedan justificar una investigación larga.

 

Fase de resolución: 

Una vez finalizada la fase de investigación, la persona responsable del canal de denuncias informará al Comité Ético de las medidas propuestas para la resolución de la denuncia.

El Comité Ético establecerá la denuncia como: 

• No procedente: En el caso que no se pueda demostrar que se ha incumplido el Código Ético o se haya realizado alguna falta. 
• Procedente: En el supuesto que se pruebe que los hechos son ciertos, se detallará la información en el informe de conclusiones y se aplicará el régimen sancionador establecido en el Convenio Colectivo de aplicación en Tiselab, la legislación laboral y/o el resto de las obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído la persona denunciada. 

 

Fase de conclusiones:

La persona responsable del canal de denuncias elaborará un informe de conclusiones reflejando el resultado de las fases de investigación y resolución.

Pese a dar por finalizado el proceso de denuncia, se seguirá garantizando la protección de la persona informante.